FAQ zur E-Rechnung
Die wichtigsten Fragen rund um XRechnung, ZUGFeRD und die E-Rechnungspflicht – kurz und verständlich beantwortet.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Ein eingescanntes Papier oder eine normale PDF ist keine E-Rechnung im rechtlichen Sinne.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei (oft im öffentlichen Auftrag verlangt). ZUGFeRD / Factur-X ist eine PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar und zugleich maschinenlesbar. Beide basieren auf derselben Norm EN 16931. Ausführlicher Vergleich →
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Seit 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im inländischen B2B E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnungspflicht.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Empfangen und verarbeiten können müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen – das gilt seit 01.01.2025. Mehr für Kleinunternehmer →
Ist eine PDF eine E-Rechnung?
Eine normale PDF ist keine E-Rechnung und erfüllt die B2B-Pflicht nicht. Nur eine ZUGFeRD-/Factur-X-PDF mit eingebettetem XML zählt als E-Rechnung, weil sie die strukturierten Daten enthält.
Was ist die Leitweg-ID bzw. Käufer-Referenz (BT-10)?
Die Käufer-Referenz (BT-10) identifiziert den Rechnungsempfänger. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das die Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber mitteilt. In einer XRechnung ist dieses Feld Pflicht.
Wie erstelle ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung?
Mit dem Virexa E-Rechner: Formular ausfüllen (Absender, Empfänger, Positionen), die Pflichtfeld-Ampel auf Grün bringen und XRechnung erzeugen oder als ZUGFeRD-PDF speichern. Alles läuft im Browser.
Wie lese ich eine erhaltene E-Rechnung (XML)?
Im Tool den Tab „E-Rechnung lesen & prüfen" öffnen, das XML einfügen oder eine ZUGFeRD-PDF hineinziehen. Die Rechnung wird klar lesbar angezeigt und die Pflichtfelder werden geprüft.
Was kostet der Virexa E-Rechner?
Erstellen, Lesen und Prüfen sind aktuell kostenlos – ohne Anmeldung. Siehe Preise.
Sind meine Rechnungsdaten sicher?
Ja. Alle Daten werden ausschließlich lokal in deinem Browser verarbeitet und nicht an einen Server übertragen. Es werden auch keine Inhalte von Dritten (z. B. Google) geladen.