✕ Erfüllt die Pflicht nicht
- Nur für Menschen lesbar
- Muss abgetippt werden
- Ab 2027/28 im B2B grundsätzlich nicht mehr zulässig (mit Ausnahmen)
Der Zeitplan
Das kommt gesetzlich auf alle zu
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft stufenweise Pflicht. Der erste Schritt gilt bereits.
Aktiv
01.01.2025
Empfangen wird Pflicht
Jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können – dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; eine automatisierte Weiterverarbeitung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine reine PDF zählt nur mit Zustimmung des Empfängers als Rechnung – und das auch nur, solange eine Übergangsregelung oder Ausnahme greift; wo bereits eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung besteht, genügt die Zustimmung allein nicht.
ab 2027
01.01.2027
Ausstellen über 800.000 €
Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen – Papier und einfache PDF reichen dann grundsätzlich nicht mehr. Ausnahmen gelten u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
ab 2028
01.01.2028
Ausstellen für die übrigen
Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht auch für die übrigen inländischen B2B-Unternehmen. Ausnahmen bleiben bestehen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit, ebenso z. B. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze. Empfangen können müssen aber alle.
Bis Ende 2026 gelten allgemeine Übergangsregelungen; bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz grundsätzlich bis Ende 2027. Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Weitere Ausnahmen betreffen u. a. Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. XRechnung und ZUGFeRD sind die verbreitetsten Formate nach EN 16931; weitere Formate können zulässig sein. Angaben ohne Gewähr – keine Rechts- oder Steuerberatung.
Grundlagen
Was eine E-Rechnung wirklich ist
1
Ein strukturierter Datensatz – kein Bild
Eine E-Rechnung ist maschinenlesbares XML nach Norm EN 16931. Ein eingescanntes Papier oder eine normale PDF erfüllt die Pflicht nicht.
2
Zwei verbreitete Formate
XRechnung (reines XML, oft im öffentlichen Auftrag) und ZUGFeRD / Factur-X (PDF mit eingebettetem XML) sind die verbreitetsten Formate; beide basieren auf der Norm EN 16931. Weitere normkonforme Formate können zulässig sein.
3
Automatisch verarbeitbar
Weil die Daten strukturiert sind, können kompatible Buchhaltungssysteme sie direkt einlesen – ohne Abtippen, ohne Fehlerquelle.
PDF / Papier
E-Rechnung (XRechnung)
✓ Gesetzeskonform
- Von Software direkt lesbar
- Pflichtfelder nach EN 16931
- Revisionssicher archivierbar