XRechnung vs. ZUGFeRD – der Unterschied einfach erklärt
Beide sind gültige E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 – sie unterscheiden sich aber in der Form. Hier erfährst du in 2 Minuten, welches Format wann passt.
XRechnung – die reine Datenrechnung
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Software gemacht, nicht direkt für Menschen lesbar. Öffentliche Auftraggeber (Behörden) verlangen fast immer die XRechnung. Zur Ansicht braucht man ein Programm wie den Virexa E-Rechner.
ZUGFeRD / Factur-X – die Hybrid-Rechnung
ZUGFeRD (in Frankreich: Factur-X) ist eine PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht eine ganz normale Rechnung als PDF – die Software liest die eingebetteten Daten automatisch aus. Ideal für normale Geschäftskunden, die die Rechnung auch anschauen wollen.
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Format | reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Für Menschen lesbar? | nur mit Programm | ja (sieht aus wie PDF) |
| Für Software lesbar? | ja | ja |
| Typisch für | Behörden / öffentl. Aufträge | normale Geschäftskunden (B2B) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Welches soll ich nehmen?
Faustregel:
- Rechnung an eine Behörde / öffentlichen Auftraggeber? → XRechnung (wird dort verlangt, oft mit Leitweg-ID).
- Rechnung an eine normale Firma? → ZUGFeRD ist meist praktischer, weil der Empfänger sie auch als PDF ansehen kann. Reine XRechnung geht aber auch.
- Unsicher? Frag kurz beim Empfänger nach, welches Format er möchte.
Gute Nachricht: Mit dem Virexa E-Rechner erstellst du beide Formate kostenlos – du wählst einfach beim Erzeugen aus. Mehr Fragen? Siehe FAQ. Zur gesetzlichen Pflicht: E-Rechnungspflicht.